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Proceso de Certificación ISO

El proceso real de certificación es un asunto relativamente sencillo

La mayoría de los esquemas de certificación siguen los mismos procedimientos básicos que se describen a continuación.

Paso 1: Aplicación

Se pedirá al solicitante que proporcione la siguiente información con el fin de revisar la solicitud y generar un presupuesto para los servicios de certificación:

  • a) El alcance deseado de la certificación.
  • b) Detalles relevantes de la organización solicitante según lo requiera el esquema específico de certificación, incluyendo su nombre y la dirección de su(s) sitio(s), sus procesos y operaciones, recursos humanos y técnicos, funciones, relaciones y cualquier obligación legal relevante.
  • c) Identificación de procesos externalizados utilizados por la organización que afectarán la conformidad con los requisitos.
  • d) Los estándares u otros requisitos para los que la organización solicitante busca la certificación.
  • e) Si se ha proporcionado consultoría relacionada con el sistema de gestión a certificar y, de ser así, por quién.

Al recibir la información mencionada, se realizará una revisión basada en la solicitud y la información complementaria para la certificación presentada por el cliente. Tras la revisión de la solicitud, UKS aceptará o rechazará una solicitud de certificación.

Como resultado de la revisión exitosa de la solicitud y cuando se acepte la solicitud del cliente, se desarrollará un programa de auditoría para todo el ciclo de certificación y se presentará el presupuesto de certificación al cliente.

Rechazando: UKS puede rechazar la solicitud del cliente en los siguientes casos: debido a la falta de disponibilidad de un auditor competente, si el ámbito correspondiente no entra dentro del ámbito de acreditación de la certificación, hay alguna ambigüedad legal o en la voluntad de los clientes para obtener y mantener la certificación. La responsabilidad de rechazar la solicitud recae en el Gerente Técnico/Director Técnico.

Paso 2.1 Citas: En función de la información proporcionada, el responsable técnico o el experto en la materia revisa los ámbitos disponibles con UKS y prepara el presupuesto, que se enviará junto con la solicitud de registro.

Una vez recibida y revisada la solicitud de registro, que confirma exactamente cómo aparecerá el nombre de la empresa cliente y la dirección del sitio, junto con la descripción del alcance (productos o servicios) para los que se solicita el registro. El contrato de auditoría de certificación se realizará y enviará al cliente.

4.1 Planificación de Auditoría: Una vez recibido el contrato de auditoría de certificación, el gerente técnico planifica la auditoría en función de la asignación y asignación del tiempo de auditoría, y presenta el plan de auditoría en duplicado. El plan deberá narrar los requisitos del estándar de sistema de gestión correspondiente; tamaño y complejidad, nombre, dirección y alcance del cliente, fecha de la auditoría y constitución del equipo de auditoría, y enviarlo a los auditores antes de quince días laborables. Tras obtener el consentimiento del auditor, se llenará el registro de asignación de auditoría y se obtendrá la declaración de confidencialidad y no conflicto de intereses.

4.2 Intimación de Auditoría: El plan de auditoría debe llegar al cliente antes de los diez días laborables de la auditoría. El ejecutivo operativo confirmará las fechas de la auditoría y la constitución de los auditores y las marcará en la copia oficial del plan de auditoría.

4.3 Auditorías de la Fase 1: La auditoría de primera fase la realiza el auditor principal en las instalaciones del cliente, para auditar la documentación del sistema de gestión del cliente. Evaluar la ubicación del cliente y las condiciones específicas del lugar y mantener conversaciones con el personal del cliente para determinar la preparación para la auditoría de la fase 2. Evaluar si las auditorías internas y la revisión de gestión se están planificando y realizando, y si el nivel de implementación del sistema de gestión de calidad demuestra que el cliente está preparado para la auditoría de la fase 2.

4.4 Informe de Auditoría de Fase 1: Tras la primera fase de auditoría, el auditor deberá presentar sus conclusiones y asesoramiento mediante un informe escrito.

4.5 Auditorías de Fase 2: La auditoría de la fase dos es una auditoría de evaluación, que se realiza después de que se eliminan las deficiencias de la primera fase y la organización está lista para demostrar el cumplimiento del estándar internacional seleccionado. Los auditores planificarán y llevarán a cabo la auditoría de evaluación.

El comité técnico es nombrado entre los auditores y expertos que trabajan con UKS para considerar recomendaciones específicas hechas en relación con la concesión, rechazo, mantenimiento de certificaciones, ampliación o reducción del alcance de la certificación, renovación, suspensión o restauración tras la suspensión o retirada de certificaciones.

Los miembros del comité técnico serán independientes de la actividad de auditoría. El comité técnico estará compuesto por tres miembros, cuya experiencia técnica cubrirá el alcance de la certificación que se está considerando. El comité técnico será nombrado por el responsable técnico. El comité técnico es imparcial y libre de presiones comerciales o financieras.

Las auditorías de vigilancia se realizan cada dos años o cada año para garantizar que el sistema de gestión certificado cumpla con el cumplimiento y demuestre una mejora continua en cuanto a sistemas, productos y gestión de recursos.

En caso de que el cliente no cumpla con lo siguiente, UKS puede suspender el registro del cliente:

  • El cliente no aceptó la visita de vigilancia continua dentro del plazo acordado.
  • UKS determina que los clientes no disponen de recursos ni de organización para satisfacer los requisitos de la norma aplicada, o que el sistema certificado no existe.
  • El cliente perdió su confianza como resultado de reclamaciones presentadas por partes interesadas y conflictos sociales.
  • El cliente no ha tomado las medidas requeridas contra los cambios, el sistema de registro o los requisitos durante el periodo especificado.
  • El cliente no corrigió las inconformidades detectadas en la auditoría in situ dentro del plazo acordado.
  • El cliente no corrigió a tiempo las no conformidades, causadas por el mal uso de la marca de certificación, en un plazo de un (1) mes.
  • El cliente no pagó a UKS por las actividades de registro establecidas en la estructura de días y honorarios publicados.
  • UKS determina que los clientes no cumplieron con la obligación de la organización basandose en el Contrato de Auditoría de Certificación.
  • Los clientes usaban y aplicaban el certificado (certificación) fuera de su cobertura.
  • Se demuestra que la información y/o el material proporcionado por el Cliente durante la evaluación son falsos.
  • El cliente no cumplió con el artículo 8 «Notificación de cambios del cliente y evaluación para confirmar modificaciones» de este contrato.
  • UKS determina que el cliente no cumple con el(los) acuerdo(s) y/o contrato(s) celebrados con UKS.

Ampliación del alcance: A solicitud del cliente para ampliar el alcance, UKS revisará la disponibilidad del alcance y el nivel de competencia y el asesoramiento para auditoría teniendo en cuenta el tiempo del auditor. El tiempo de auditoría puede extenderse tras ver el proceso real de la parte ampliada del alcance. El certificado será reemitido incorporando el nuevo ámbito. Este tipo de extensión de alcance puede combinarse con auditoría de vigilancia o puede realizarse por separado mediante una auditoría especial.

Restauración: UKS restaurará la certificación si el cliente presenta el informe de acción correctiva dentro de los 30 días en caso de inconformidad menor y en el plazo de 90 días en caso de inconformidad mayor. En caso de inconformidad mayor, debe haber una disposición para la revisión del auditor en la ubicación del cliente para verificar la efectividad del cierre de la inconformidad. Tras la suspensión, hay un plazo de 15 días para la renovación de la certificación tras la verificación de la eficacia del sistema por parte del auditor en el momento de la revisita.

Reducción técnica del alcance: UKS deberá reducir el alcance de la certificación del cliente para excluir las piezas que no cumplen los requisitos, cuando el cliente ha fallado de forma persistente o grave. Cualquier reducción de este tipo estará en línea con los requisitos del estándar utilizado para la certificación. El certificado se reemitirá tras la reducción del alcance.

En caso de que el cliente no cumpla con lo siguiente, UKS puede retirar el registro del cliente:

  • No corregir a tiempo una suspensión en un plazo de tres meses.
  • Solicitud del cliente.
  • El cliente suspende las actividades (fabricación, instalación, etc.) relacionadas con el alcance del registro.
  • El cliente certificado ya no se identifica debido a su desmantelamiento o desconexión de comunicaciones, etc.
  • La suspensión del registro del cliente se produce más de 3 veces durante el periodo de validez de su registro.
  • Tras recibir la solicitud de UKS para devolver el(los) Certificado(s), el cliente no devolvió su(s) certificado(s) a UKS en un plazo de un (1) mes.
  • El nombre del cliente aparecerá en la lista de cancelación de la web de UKS.